A continuación transcribimos el artículo de la revista El Notario del siglo XXI del 11 de abril de 2017, titulado «Ventajas de la tramitación del expediente previo matrimonial ante notario» en el que el notario de Madrid Don FERNANDO JOSÉ RIVERO SÁNCHEZ-COVISA, explicaba la futura tramitación de los expedientes matrimoniales ante notario, que finalmente se implementará a partir de Mayo de 2021.

Resumen

La tramitación del expediente matrimonial ante notario se caracteriza por su mayor agilidad y celeridad, por la proximidad del notario al ciudadano, y ello en base a un coste moderado y razonable, insignificante para los gastos que suelen acompañar a la boda. La tramitación del expediente ante notario permite así una mayor previsibilidad en la fijación de la fecha de celebración del matrimonio, la posibilidad de acordar con el notario el lugar de celebración de la boda y la posibilidad de formalizar ciertos acuerdos que suelen acompañar a la celebración de la boda, sean previos o coetáneos a la celebración de la misma. Además el notario facilita la presentación de la escritura ante el Registro Civil y evita la presencia del ciudadano en las Oficinas del Registro Civil.

MATRIMONIO Y FAMILIA

El próximo día 30 de junio de 2017 entrará en vigor la Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil (aunque algunos artículos ya están en vigor) y será posible la tramitación del expediente previo matrimonial ante notario, mediante un acta notarial (disp. final 21ª.5 Ley 15/2015 de Jurisdicción Voluntaria). Los artículos 58 de la Ley 20/2011 del Registro Civil, 51 del Código Civil y 51 de la Ley del Notariado, determinan que será notario competente, para la tramitación del acta previa matrimonial, el notario “que tenga su residencia en el lugar del domicilio de cualquiera de ellos” (los contrayentes), con la posibilidad, posteriormente, de celebrar el matrimonio bien ante el mismo notario que hubiere tramitado el acta, o bien ante otro notario designado por los contrayentes (art 52 Ley del Notariado). También es posible tramitar el acta previa matrimonial ante notario si el matrimonio fuere a celebrarse en forma religiosa (art. 58 bis Ley 20/2011 del Registro Civil), o en el extranjero y fuere necesario obtener un certificado de capacidad matrimonial (art. 58.12 Ley del Registro Civil).
Siguiendo el principio de alternatividad, la competencia para tramitar el expediente matrimonial ha sido atribuida a los notarios, a los encargados del Registro Civil y a los Letrados de la Administración de Justicia. Pero ¿cuáles son las ventajas de tramitar este expediente previo mediante un acta notarial?
Las ventajas de tramitar ante notario dicha acta previa matrimonial, cuya finalidad es acreditar la capacidad de los contrayentes y la inexistencia de impedimentos u otros obstáculos para la celebración del matrimonio, y como novedad, la determinación del régimen económico matrimonial del futuro matrimonio, pueden concretarse en los siguientes puntos:

1º) La agilidad y celeridad propia de la actividad notarial. Y no porque lo digamos nosotros los notarios, sino porque así viene a reconocerlo el legislador en el propio Preámbulo de la Ley 15/2015, de 2 de julio, de Jurisdicción Voluntaria. Dicho preámbulo menciona el “prestigio adquirido a lo largo de los años por estos Cuerpos de funcionarios entre los ciudadanos” (apartado V); los “beneficios para todos los sujetos implicados en la jurisdicción voluntaria” derivados de “la separación de determinados asuntos del ámbito competencial de los Jueces y Magistrados” (apartado VI); “para Secretarios judiciales, notarios y Registradores de la Propiedad y Mercantiles, por la nueva dimensión que se les da como servidores públicos, consecuente con su real cualificación técnica y el papel relevante que desempeñan en el tráfico jurídico” (apartado VI); o “una garantía para el ciudadano, que ve optimizada la atención que se le presta, al poder valorar las distintas posibilidades que se le ofrecen para elegir aquella más acorde con sus intereses” (apartado VI)

Es cierto que acudir a dicha tramitación ante notario puede implicar el deber de abonar los aranceles notariales, pero esa misma celeridad y eficacia derivada de la actuación notarial puede evitar otros muchos gastos o daños derivados de la demora en la tramitación del expediente previo matrimonial y/o en la programación de celebraciones inherentes a la boda.
Por una parte, dichos aranceles notariales pueden considerarse como razonables y moderados, por cuanto se incluyen dentro del Número Uno del Arancel Notarial, entre los denominados “documentos sin cuantía”.

Por otra, esa celeridad y eficacia es advertida en el Preámbulo de la Ley 1/2015, de Jurisdicción Voluntaria, cuando reconoce la posibilidad del ciudadano de optar entre coste/agilidad. El legislador preserva el derecho del ciudadano de acudir a otras vías menos costosas económicamente, pero más lentas, lo que puede ocasionar demora o imprevisibilidad en la determinación del momento de la celebración del matrimonio y de las celebraciones unidas al mismo. Dicho preámbulo afirma en su apartado VI: “Ningún aspecto de los ciudadanos se verá perjudicado dado que puede acudir o al Secretario judicial, haciendo uso de los medios que la Administración de Justicia pone a su disposición, o al notario o registrador, en cuyo caso deberá abonar los aranceles correspondientes”. Es esa dialéctica entre coste/eficacia la que va a determinar la decisión del ciudadano de optar entre alguno de los operadores jurídicos habilitados para tramitar el expediente previo matrimonial.

El tiempo de tramitación del acta previa matrimonial va a depender, fundamentalmente, de las circunstancias concurrentes en dicho futuro matrimonio. Puede decirse que un acta previa matrimonial relativa a un matrimonio entre españoles, plenamente capacitados, que hayan residido en los últimos dos años en poblaciones de 25.000 o más habitantes, y en el que no concurra indicio alguno de simulación, puede iniciarse y concluirse en el mismo día.
La mayor dilación puede obedecer a la complejidad inherente a dicho expediente, la cual puede derivar de diversas causas: la necesidad de realizar ciertos trámites (como la publicación de edictos), la intervención de profesionales ajenos a la notaría (informe de perito sobre la capacidad matrimonial, designado conforme al art. 50 Ley del Notariado), la concurrencia de elementos reveladores de la existencia de impedimentos o matrimonio simulado (que puede presuponer recabar información de otros organismos y Administraciones Públicas), o la concurrencia de un elemento de extranjería, bien por la necesidad de acreditar ciertos hechos ocurridos en el extranjero (nacimiento, divorcio…) o de la acreditación del derecho extranjero (legislación aplicable en materia de capacidad e impedimentos, régimen económico matrimonial…) o la obtención de certificados de capacidad matrimonial expedidos por autoridades extranjeras.

Facilitaría notablemente dicha tramitación del acta previa matrimonial la supresión del trámite de publicación de edictos. El artículo 58 de la Ley 20/2011, del Registro Civil, sigue haciendo alusión al trámite de publicación de edictos, si bien corresponde al Reglamento del Registro Civil determinar cuándo procede la publicación de edictos o la práctica de las diligencias sustitutorias. Conforme se puso de manifiesto en unos “Encuentros entre Magistrados/as encargados/as de los Registros Civiles, notario/as y Registradores/as de la Propiedad” celebrados en el Consejo General del Poder Judicial los días 13 a 15 de junio de 2016, parece que el futuro Reglamento del Registro Civil se inclina por establecer como criterio preferente la prueba testifical frente al criterio de publicación de edictos, lo que simplificaría y acortaría los plazos de tramitación de los expedientes previos matrimoniales.
La actividad del notario además se encuentra facilitada por la incorporación de los medios telemáticos en las relaciones entre notario y el Registro Civil y en las relaciones entre notario y Administraciones Públicas.

La Ley 20/2011 del Registro Civil establece como medio de publicidad formal preferente (y excluyente de otros medios de publicidad), el acceso telemático de las administraciones y funcionarios públicos en el ejercicio de sus funciones y bajo su responsabilidad (art. 80.1.1º Ley 20/2011) al Registro Civil. Entre estos funcionarios se encuentra el notario, que podrá acceder al folio registral de cada uno de los contrayentes, siendo innecesario así que éstos aporten su certificado de nacimiento o, en su caso, el previo matrimonio y divorcio, puesto que todos estos datos resultarán del folio registral de cada contrayente. Este acceso telemático además permite al notario acceder a información relevante en orden a determinar la nacionalidad y vecindad civil del contrayente, lo que puede ser decisivo en la concreción del régimen económico matrimonial del futuro matrimonio.
Hubiere sido oportuno que al notario se le facilitase el acceso a datos sujetos a publicidad restringida, a los solos efectos de tramitar este expediente previo matrimonial. Ello con el fin de evitar situaciones claudicantes, resultado de la existencia de ciertos datos sujetos a publicidad restringida, a los cuales no puede acceder el notario, pero sí podrán ser tenidos en cuenta por el encargado del Registro Civil al practicar la inscripción (ejemplo, matrimonios secretos o filiaciones adoptivas).

En la tramitación del expediente matrimonial ante el Juez o Magistrado encargado del Registro Civil era frecuente obtener o solicitar ciertas informaciones, o comunicación de datos, relativos a los contrayentes (certificados de empadronamiento, informaciones sobre previos expedientes fallidos en materia de adquisición de la nacionalidad española o de residencia en España, o en materia de reagrupación familiar, informaciones policiales sobre lugar de residencia, bases de datos sobre sentencias en materia de violencia de género, etc…). Estas comunicaciones con otras Administraciones o autoridades se verán facilitadas por el uso de los medios telemáticos. El artículo 14.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común, impone el uso de los medios electrónicos en las relaciones entre los notarios y las Administraciones Públicas (obligatorio a partir del 2 de octubre de 2018). El uso de estos medios electrónicos agiliza y facilita la realización de estos trámites por el notario sin necesidad de intervención del interesado. Muchas de estas informaciones suponen una “cesión de datos sin consentimiento del titular de los mismos”“, a los efectos del artículo 11 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. El notario, inicialmente, no se encuentra entre las autoridades que pueden ser cesionarias de dichos datos, conforme al artículo 11.2.d) de dicha Ley, pero como reconoce el Informe 74/2013 de la Agencia Española de Protección de Datos, dicha cesión puede encontrar su fundamento en “una norma con rango de ley” en virtud del artículo 11.2.a) de la propia Ley Orgánica de Protección de Datos. Sería el artículo 58 de la Ley 20/2011 del Registro Civil el que fundamentaría dicha cesión de datos en el marco de un expediente previo matrimonial, más aun teniendo en cuenta la condición de notario como autoridad que gestiona intereses generales, como son aquellos relativos al estado civil de las personas. El propio Preámbulo de la Ley 15/2015 de Jurisdicción Voluntaria reconoce “la nueva dimensión que se les da como servidores públicos”.

También agilizaría la tramitación de estas actas previas matrimoniales la ampliación de las bases de datos que facilitan la prueba del derecho extranjero y que son promocionadas por la propia DGRN. A partir del 29 de abril de 2018 existiría información en el entorno E-Justice sobre regímenes económicos matrimoniales (arts. 63 y 70 del Reglamento UE 2016/1103 del Consejo de 24 de junio de 2016). No existe, sin embargo, una base de datos específica sobre derecho aplicable en materia de capacidad e impedimentos matrimoniales, puesto que no existe una reglamentación europea en esta materia. Hasta la entrada en vigor del Reglamento UE 2016/2013, puede obtenerse información sobre régimen económico matrimonial en la página web “coupleseurope.eu”. Dada la vinculación de España con los países iberoamericanos sería conveniente una base de datos similar con estos países en el entorno IBERFIDES, incluso hacerlas extensivas a los requisitos de capacidad e impedimentos para contraer matrimonio.

2º) La segunda gran ventaja derivada de la tramitación del acta previa matrimonial ante notario es la proximidad del notario al ciudadano, evitando los problemas de distancia geográfica que genera la nueva organización del Registro Civil en el contexto de la Ley 20/2011.
La organización del Registro Civil sobre la base de unas Oficinas Generales (una por Comunidad Autónoma, con la posibilidad de crear una por cada 500.000 habitantes, junto con las oficinas insulares) genera problemas de alejamiento entre lugar de residencia del ciudadano y Oficina del Registro Civil. Los costes de acudir ante una Oficina de Registro Civil en transporte y desplazamientos pueden superar con creces los derivados del arancel notarial. La disposición adicional 6ª de la Ley 20/2011 ha mantenido los Juzgados de Paz, pero a los solos efectos de presentación de documentación y solicitudes. Queda así excluida la posibilidad de tramitar expedientes por estos Juzgados de Paz. El gran número de notarios dispersos por toda la geografía nacional asegura la proximidad del tramitador del expediente al ciudadano y facilita no sólo la tramitación del acta previa matrimonial, y la ulterior celebración del matrimonio, sino también la presentación a inscripción de esta documentación. El artículo 35 de la Ley 20/2011, dispone que el notario remitirá toda aquella documentación por él autorizada que sea susceptible de generar algún asiento en el Registro Civil. Ello evita la presencia del ciudadano en dichas Oficinas generales, pues obtendrá los asientos registrales oportunos sin necesidad de desplazamiento, pudiendo además consultar su folio personal por medios telemáticos (arts. 8, 10, 11 y 84 Ley 20/2011). Al no expedirse ya el Libro de Familia a partir de la entrada en vigor de la Ley 20/2011 del Registro Civil, tampoco será necesaria la presencia del ciudadano en la Oficina del Registro Civil a fin de obtener la entrega del mismo (disp. trans. 3ª Ley 20/2011).

La labor del notario no se reduce a ser una simple ventanilla de presentación de documentación sino -lo que es más importante- una labor autenticadora del acto mediante la redacción y autorización de documentación que deba acceder al Registro Civil. De manera que este artículo 35, en combinación con el artículo 27 de la Ley 20/2011, del Registro Civil, por el cual se reconoce el documento notarial como documento idóneo para practicar cualquier asiento, supone el reconocimiento de la nueva dimensión de la actividad notarial en relación al Registro Civil: cualquier acto o declaración de voluntad que sea susceptible de acceder al Registro Civil podrá ser formalizada ante notario, salvo que alguna norma disponga como necesaria la intervención de autoridad judicial o administrativa. E incluso en estos últimos supuestos esa actividad notarial puede permitir formalizar documentación complementaria a dicho título judicial o administrativo, como así reconoció ya la Contestación/Resolución DGRN de 5 de agosto de 2013, aunque dicho criterio no ha sido seguido posteriormente en ulteriores normas en materia de nacionalidad (art. 2 Ley 12/2015, de 24 de junio; art. 12 RD 1004/2015 o art. 12 Orden JUS/1625/2016 de 30 de septiembre).
La amplitud y dispersión de los notarios en la geografía nacional puede ser una ventaja común con los Letrados de Administración de Justicia, pero la intervención del notario en la tramitación del acta previa matrimonial puede resultar también de otros extremos.

3º) La tercera ventaja es la mayor flexibilidad en cuanto al lugar de celebración de la boda. En materia de lugar de actuación rigen las reglas generales sobre competencia territorial del notario. Ello permite una mayor flexibilidad en cuanto al lugar de celebración de la boda, bien por razones de necesidad (como supuestos de boda en hospitales) como por propia voluntad de los contrayentes (por ejemplo, celebración de boda en una casa de campo o salón de banquetes). En cualquier caso, el lugar y fecha de celebración debe ser acordado con el notario autorizante del matrimonio, puesto que no existe un deber de atender matrimonios fuera de despacho y fuera del horario de oficina, salvo causa justificada.
Para ello es necesario que el expediente previo matrimonial sea tramitado ante notario mediante acta notarial, puesto que no cabe celebrar matrimonio ante notario si el expediente ha sido tramitado ante encargado del Registro Civil o ante Letrado de Administración de Justicia (arts. 58 Ley 20/2011 del Registro Civil y 57 CC).

4º) La cuarta ventaja es la posibilidad de formalizar ciertos acuerdos o negocios que suelen, o puede ser, previos o coetáneos a la tramitación del acta previa matrimonial o la celebración del matrimonio, cuando además algunos de ellos presuponen su formalización en escritura pública o documento auténtico, respecto de los cuales el Letrado de Administración de Justicia carece de competencia. Nos estamos refiriendo, entre otros, a los siguientes actos o negocios respecto de los cuales el notario puede desarrollar una función, no solo de asesoramiento, sino incluso de formalización:

a) La emancipación de uno de los contrayentes. La emancipación adquiere singular relevancia con la nueva regulación de la capacidad para contraer matrimonio (art. 46), más aún teniendo en cuenta la supresión de la dispensa del impedimento de edad a partir de los 14 años. La emancipación por concesión de quienes ejercen la patria potestad puede ser formalizada ante notario (art. 317 CC), cuya inscripción quedará facilitada por el juego del artículo 35 de la Ley 20/2011 del Registro Civil. Y la emancipación por vida independiente (inscribible conforme al art. 70 Ley 20/2011) podría acreditarse por acta de notoriedad, en combinación con una escritura pública en la cual se formalice el consentimiento, o mejor la no oposición, de quienes ejercen la patria potestad.
b) El otorgamiento de capitulaciones matrimoniales antenupciales o simultáneamente a la celebración del matrimonio.
c) Escrituras públicas de formalización de elección de ley aplicable en las siguientes materias:
– Elección de ley rectora de los efectos del matrimonio en documento auténtico formalizado antes de su celebración conforme al artículo 9.2 CC, que después del 29 de enero de 2019 subsistirá como norma de aplicación a los conflictos interregionales.
– Elección de ley aplicable a su régimen económico matrimonial en el ámbito de los conflictos internacionales conforme al artículo 22 del Reglamento UE2016/1103, a partir del 29 de enero de 2019.
– Elección de ley aplicable a la separación o el divorcio (art. 5 del Reglamento UE 1259/2010 del Consejo de 20 de diciembre de 2010).
– Elección de órgano u órganos jurisdiccionales de un Estado miembro competente para resolver sobre litigios en materia de obligación de alimentos entre cónyuges o excónyuges conforme al artículo 4 del Reglamento CE 4/2009 del Consejo de 18 de diciembre de 2008.

– Elección de ley aplicable a las obligaciones alimenticias entre cónyuges, ex cónyuges o entre personas cuyo matrimonio haya sido anulado (art. 8 Protocolo de La Haya de 23 de noviembre de 2007, al cual remite el art. 15 Reglamento CE 4/2009 y el art. 9.7 CC).
d) El amplio espectro de negocios civiles relacionados con el matrimonio, como donaciones por razón del matrimonio, reconocimiento de hijos, pactos de carácter sucesorio, etc., incluidos los pactos en previsión de una futura crisis matrimonial, cuya validez y eficacia ha sido reconocida por la Sala 1ª del Tribunal Supremo (SSTS, Sala 1ª, de 31 de marzo de 2011 y 4175/2015, de 19 de octubre), y están previstos en disposiciones autonómicas como la Ley 25/2010, de 29 de julio, del Libro II del Código Civil de Cataluña, o el artículo 4 de la Ley 7/2015, de 30 de junio del País Vasco.

5º) La quinta ventaja para el ciudadano sería la facilidad de acceso a la obtención de copia de aquellos documentos que forman parte del protocolo notarial. No solo mediante la presencia del interesado ante el notario custodio del protocolo en el que obre dicho documento, sino también por la posibilidad de solicitar copia de documentos obrantes en otros protocolos o Archivos, por medio de la colaboración entre notarios a través de la plataforma SIGNO.
Si bien el interesado podrá acceder siempre, y en todo momento, de forma telemática, a su folio personal en el Registro Civil, a veces se hace necesario obtener una copia del título o documento inscrito y conocer la integridad del documento inscrito, sobre todo en caso de ejercicio de acciones judiciales. Ese acceso es más fácil y rápido en aquellos supuestos que dichos actos o negocios hubieren sido formalizados ante notario.

6º) Por último, el notario puede expedir el certificado de capacidad matrimonial tanto para el matrimonio que se vaya a celebrar en forma religiosa dentro del territorio nacional (art. 58 bis Ley 20/2011 del Registro Civil y Orden JUS/577/2016, de 19 de abril, sobre inscripción en el Registro Civil de matrimonio celebrado en forma religiosa y aprobación del modelo de certificado de capacidad matrimonial), como para el matrimonio a celebrar en el extranjero cuando fuere necesario la presentación de un certificado de capacidad matrimonial (art. 58.12 Ley 20/2011).

Todas estas ventajas son resultado de combinar el prestigio y conocimientos del Notariado con la desjudicialización de ciertos expedientes y el uso de las nuevas tecnologías, lo cual atribuye al notario una nueva dimensión en el ejercicio de su actividad, tanto más relevante en la medida que se le encomienda, en beneficio no solo del ciudadano sino del interés general, la gestión de intereses colectivos y de orden público, como son aquellos relacionados con el estado civil de las personas.